Оформить исходящее письмо

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа
  • Согласование документа
  • Подпись
  • Печать
  • Отметки на документе
  • Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

    Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.

    Виды писем:

  • инструктивные;
  • сопроводительные;
  • информационные;
  • гарантийные;
  • рекламные;
  • претензионные;
  • арбитражные;
  • письма-подтверждения;
  • письма-напоминания;
  • письма-извещения;
  • письма-просьбы.
  • В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

    Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.

    Датой письма является дата его подписания.

    Текст письма строят по схеме:

  • введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);
  • доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);
  • заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).
  • Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.

    По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.

    Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

    Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.

    Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности. », «В ближайший год школа не предполагает. » и т.д.

    Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

    Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению (см. рис. 3.7).

    Рис. 3.7. Пример оформления письма

    Служебное письмо

    Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

    В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

  • дата;
  • номер;
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);
  • заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
  • В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):

  • фирма;
  • структурное подразделение;
    • должность;
    • фамилия и инициалы;
    • почтовый адрес получателя.
    • Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

      Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «В связи с тем, что при получении груза 26.01.06 по накладной Ns 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя. была установлена недостача. штук изделий на сумму. (коммерческий акт от 26.01.06 № 247). ». Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

      Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения:

    • от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);
    • от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);
    • от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).
    • Сопроводительное письмо и другие виды писем

      Сопроводительное письмо — часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.; если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: «посылаем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем».

      Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие».

      В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

      Информационное письмо — сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

      Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.

      Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.

      Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».

      Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».

      Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т.п.).

      Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Ббльшая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов.

      Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

      Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

      Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

      «Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3

      ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

      Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

      В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

      Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

      — рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

      — информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;

      — поздравительные письма и телеграммы;

      Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

      Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

      Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

      Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

      Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

      Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.

      Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

      Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

      — очередной порядковый номер;

      В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

      Отметка может проставляться от руки:

      │ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │

      Или же с помощью резинового штемпеля:

      │ «__» ___________________ 20__ г. │

      Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.

      От кого
      получен

      ОАО
      «Бизнес
      Портал»
      г. Москва

      Предложение
      по аренде
      складских
      помещений

      Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

      После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

      При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

      Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

      Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

      Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

      Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

      В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

      Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

      Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

      При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

      Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:

      — подписания (для документов, не подлежащих утверждению);

      — утверждения (для документов, подлежащих утверждению);

      — заседания или принятия решения (для протоколов);

      — события (для актов).

      Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.

      На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.

      03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

      Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:

      │ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │

      К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

      Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

      Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

      Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

      Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

      Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

      Письмо-запрос

      Письмо-запрос – особая форма делового послания, которое составляется в тех случаях, когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Составляться запрос может по самым разным поводам, с целью получения:

    • прайс-листов,
    • документов,
    • сведений о товарах и услугах,
    • скидках и акциях,
    • сроках поставки или оплаты и другой информации.
    • Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе.

      Письмо-запрос несколько похож на письмо-просьбу, но их основное различие в том, что запрос имеет более официальный и строгий характер и может касаться только тех аспектов, которые имеют прямое отношение к функциональной деятельности фирмы.

      Кто составляет письмо-запрос

      Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.

      Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).

      Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

      Кому адресовать

      Письмо-запрос может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д. В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника. Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание).

      Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.).

      В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо.

      Как составить письмо-запрос

      Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

    • Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
    • Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

      Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

    • Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
    • При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
    • Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).
    • Как оформить и отправить письмо-запрос

      Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:

      1. Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
      2. Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.
      3. Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.

        Сроки ответа на письмо-запрос

        Письмо-запрос подразумевает то, что на него должен быть ответ. Правила хорошего тона и деловой этики требуют от получателя отвечать на подобного рода послания строго по сути запроса, однако это не гарантирует того, что данная норма будет выполнена, поскольку закон никоим образом не регламентирует деловую переписку.

        Письмо-запрос о предоставлении информации

        Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:

      4. разъяснение мотива письменного обращения;
      5. ссылка на нормативную базу (если есть необходимость);
      6. суть обращения;
      7. конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);
      8. стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
      9. регистрация в качестве исходящей документации.
      10. ООО «Преодоление»
        Россия, г. Владивосток, ул. Адмирала Фокина, 46
        Тел. (423) 777-38-90, факс (3423) 777-38-91
        Генеральному директору
        ООО «Настурция»
        А.Р. Леонтовичу

        25.10.2016 года, исх. № 78

        Об ассортименте и ценах на расходные материалы

        Уважаемая Анна Ростиславовна!

        Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 20 мая 2016 года (входящий № 78) .

        Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Настурция», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

        Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию. Надеемся на плодотворное сотрудничество.

        С уважением,
        генеральный директор ООО «Преодоление» /Холодов/ Б.В. Холодов

        Письмо-запрос о предоставлении документов

        Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке. Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

      11. «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
      12. дата, исходящий номер;
      13. название запроса, отражающее характер просьбы;
      14. личное обращение (кроме запросов в госорганы);
      15. суть просьбы;
      16. вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
      17. завершение документа (подпись, печать).
      18. ООО «Персефона»
        г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19
        Тел. (49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20
        ИНН 2192847361, КПП 50010007
        Директору АКБ «Финресурс»
        А.П. Реутову

        10.02.2016 года, исх. № 12

        Запрос на предоставление копий документов

        Уважаемый Анатолий Петрович!

        Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2016 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001.

        Главный бухгалтер ООО «Персефона» /Клубниченко/ Р.В. Клубниченко

        Письмо-запрос в налоговую

        Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

      19. название;
      20. ИНН;
      21. адрес;
      22. ФИО и подпись руководителя;
      23. печать (если применяется организацией).
      24. Желательно использование фирменного бланка.

        ООО «Затура»
        г. Москва, 123678, ул. Свободы, 51, оф. 16
        Тел. (495) 222-67-10, факс (495) 222-67-11
        ИНН 6173849076
        В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ
        №1 по г. Москве

        Исх. № 157 от 4 мая 2017 года

        Запрос о счетах должника

        По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:

      25. наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
      26. номера расчетных счетов, открытых должником.
      27. К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.

        Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко

        Письмо-запрос в банк

        Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:

      28. правильное указание реквизитов автора письма;
      29. ясное изложение проблемы;
      30. по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
      31. по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.
      32. В АКБ «Мосбанк»
        123790 г. Москва, ул. Высокая, 78
        от Линчевского Дмитрия Яковлевича,
        проживающего по адресу:
        123908, г.Москва, ул.Октябрьская,
        д. 90, кв. 213,
        тел. 222-66-88
        e-mail: lynch@mail.ru

        О реструктуризации задолженности

        12.03.15 г. между мною, Д.Я.Линчевским, и АКБ «Мосбанк» был заключен Договор по кредиту №5609/13 от 12.03.15 г. на следующих условиях: сумма кредита: 500 000 руб., на срок 2 года (дата окончательного возвращения кредита 12.03.2017 года), процентная ставка 17%, целевое использование – покупка автомобиля.

        Согласно пункту 5.6 Договора возможно изменение размера ставки по процентам или срока выплаты кредита как по соглашению сторон, так и в одностороннем внесудебном порядке.

        С 10.05.2016 года произошло ухудшение моего финансового состояния. Это связано с моим серьезным заболеванием, что подтверждается листком временной нетрудоспособности № АО 1507285.

        В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.

        Принимая во внимание вышеизложенное, прошу реструктуризировать мою задолженность по данномуДоговору: понизить процентную ставку до 15 % годовых или продлить сумму долга на срок 1 год.

        О результатах рассмотрения заявления прошу оповестить меня в письменном виде и по электронной почте по адресам, указанным выше.

        15.01.2017 г. /Линчевский/ Д. Я. Линчевский

        Письмо-запрос акта сверки

        Такой запрос направляется, чтобы определить, имеется ли задолженность или переплата по определенным платежам. Направляется на имя руководителя соответствующей организации, составляется на фирменном бланке в общем порядке делопроизводства.

        ООО «Млечный путь»
        116890, г. Москва, ул. Забелина, 18, офис 2
        ИНН 098543905
        Тел. (495) 733-78-18, факс (495) 733-78-19
        Начальнику Департамента Росприроднадзора
        по Восточному федеральному округу
        Станкевичу Артему Викторовичу

        13.05.2017 г., исх. № 156/59

        Запрос на предоставление акта сверки

        Прошу предоставить акт сверки расчетов платы за негативное воздействие на окружающую среду.

        К запросу прилагаются следующие документы (см. перечень).

        Генеральный директор ООО «Млечный путь» /Константинов/ О.К.Константинов

        Письмо-запрос подтверждения информации

        В таком запросе обязательно должны быть подробные сведения о заявителе с обоснованием его права на подтверждение необходимой информации. Запрос следует формулировать корректно и недвусмысленно. Обязательно указывать адрес для предоставления ответа (почтовый и/или электронный).

        ОАО «Инвест-профи»
        167890, г. Москва, ул. Заводская, 89, оф.1
        ИНН 4536573895
        Тел. (495) 700-54-13, факс (495) 700-54-12
        В ООО «Иринарх»
        167030, г. Москва, пер. Лялин, 14

        15.05.2017 г., исх. № 15/1

        О подтверждении занятия должности заместителя начальника отдела статистики

        Просим подтвердить информацию о том, занимала ли Люстренко Людмила Александровна должность заместителя начальника отдела статистики в обществе с ограниченной ответственностью «Иринарх» с февраля 2016 года по март 2017 года.

        Начальник отдела кадров ООО «Инвест-профи» /Ковальчук/ В.Л.Ковальчук

        Как правильно писать и оформлять деловые письма

        Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

        Бланк письма и оформление

        Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

        В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

      33. название (и сокращённое наименование);
      34. фактический и почтовый адреса;
      35. адрес электронной почты;
      36. контактные телефоны;
      37. адрес сайта.
      38. Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

        Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

      39. минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
      40. если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
      41. отдельно нумеруется каждое приложение;
      42. в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
      43. в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
      44. в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
      45. обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.
      46. Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

        Общие правила написания

        Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

      47. вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
      48. содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
      49. резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

    Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

    Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

    Язык письма

    Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

    Несколько практических советов:

  • используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
  • чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
  • не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
  • избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
  • пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
  • избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
  • проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.
  • Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

    Особенности обращения к адресату

    Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

  • Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
  • Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
  • При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».
  • В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

  • «С уважением,» «Искренне ваш»;
  • «С наилучшими пожеланиями»;
  • «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
  • «Всегда рады оказать вам услугу»;
  • и т. д.
  • Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

    Этика делового письма

    Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

    Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

  • «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
  • «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
  • «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».
  • В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

    Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

    Составление электронных писем

    Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

    Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

  • Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. Director-ivanov@gmail.com– хорошо, zaichonok-vanya@mail.ru– плохо.
  • Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно. Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
  • Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
  • Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
  • Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
  • Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
  • Используйте только стандартные шрифты.
  • Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
  • Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
  • Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
  • К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
  • В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
  • Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.
  • Предлагаем вам образец делового письма.

    Подводя итоги

    Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

    Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

    • объективность;
    • краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
    • нейтральность тона изложения;
    • отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
    • отсутствие эмоциональных оценок;
    • чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.
    • Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

      Популярное:

      • Приказ на премию т-11а Как составить приказ о премировании сотрудников - образец Приказ о премировании сотрудников - образец его вы найдете в нашей статье. Кроме того, в ней рассказывается, как правильно заполнить унифицированный бланк приказа и можно ли […]
      • Налоги в упфр ЧТО ВАЖНО ЗНАТЬ О НОВОМ ЗАКОНОПРОЕКТЕ О ПЕНСИЯХ Работодатели – ключевые участники российской пенсионной системы. Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, которые они начисляют и уплачивают в ПФР с выплат и иных […]
      • Как самому оформить визу Как оформить визу Далее приведены общие сведения о правилах и условиях, связанных с получением гражданами России краткосрочной Шенгенской визы единого образца (шенгенской визы). Первое обращение за Шенгенской визой после 14.09.2015: 1. […]
      • Закон о приватизация гаража Процедура приватизации гаража после 1 марта 2015 года и нюансы его оформления в собственность На сегодняшний день более 90 миллионов россиян имеют в фактической, но не узаконенной, собственности различные садовые домики, гаражи, дачи. С […]
      • Работа в суде в зеленограде Зеленоградский районный суд г. Москвы объявляет конкурс на замещение вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы: секретарь судебного заседания; специалист; кладовщик. Квалифицирующие требования к […]
      • Кбк уголовный штраф Где узнать реквезиты штрафа по решению суда административного правонарушения Правовед.RU 376 юристов сейчас на сайте Категории Административное право Здравствуйте! На нашу организацию был наложен штраф по ч.1 ст.12.34 КоАП РФ. […]
      • Возврат поставщику из кассы Возврат товара поставщику 21 Сентября 2015 Не знаете, как оформить возврат товара поставщику? Наша статья посвящена описанию этого процесса и содержит конкретные рекомендации с учетом всех нюансов. При закупке лучше не пренебрегать […]
      • Налог тунеядство рб Налог тунеядство рб Новая информация Стало известно, что Президент Беларуси 25 января 2018 года подписал Декрет №1 «По содействию занятости», который полностью изменяет ранее действовавший акт законодательства. Так, новый декрет […]