Приказ о проведении экспертизы ценности

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации.
Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат — они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения также подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ С ЦЕЛЬЮ ИХ СПИСАНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ — 8(495)506-13-7 9

ПОДРОБНО ОБ УСЛУГЕ ПО УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ЗДЕСЬ

Бланки: Приказ о создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов

Общество с ограниченной
ответственностью
«КОНТИК»
(ООО «Контик»)
ПРИКАЗ
06.02.2008 № 7
г.Минск

В целях обеспечения качественного отбора на хранение и уничтожение документов и дел, образующихся в деятельности ООО «Контик»,

1. Создать экспертную комиссию в составе:

Председатель — зам. директора П.А.Кушнер

Секретарь — секретарь-референт М.В.Полозкова

2. Зав. архивом Д.Н.Музыкиной разработать и представить на утверждение директору положение об экспертной комиссии.

Срок исполнения — 20.02.2008.

3. Экспертной комиссии провести экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности ООО «Контик» за 2005-2006 гг.

Срок исполнения — 01.05.2008.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Для более детального изучения см. Пособие

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении
текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

  • в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.
  • В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

    Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

    Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
  • организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
  • рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению[1];
  • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
  • Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

    Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

    Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

    В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

    Отбор документов к уничтожению

    Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

    1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

    Председатель комиссии: Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества

    Секретарь: Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества

    Члены комиссии: Петров С.А. – начальник канцелярии

    Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров

    отдела бухгалтерского учета и отчетности

    2. Зав. архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008.

    ответственностью «Русский текстиль»

    Председатель комиссии – Попов И.В., заместитель генерального директора

    Секретарь – Полунина Е.Ф., старший менеджер.

    Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

    2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.

    Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.

    Секретарь Полунина Е.Ф. Полунина

    [1]В случае если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации.

    Е.А. Кошелева,
    зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»

    Приказ о проведении экспертизы ценности документов

    Образец приказа о создании экспертной комиссии

    ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ С ЦЕЛЬЮ ИХ СПИСАНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ — 8(495)506-13-7 9

    ПОДРОБНО ОБ УСЛУГЕ ПО УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ЗДЕСЬ

    архивное делопроизводство, архивация документов, архивное хранение документов, переплет документов, утилизация документов, уничтожение архивных документов, переплёт бухгалтерских документов

    Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

    В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

  • в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
  • в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

    Состав экспертной комиссии

    Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

    Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

    Задачи и функции ЭК

  • организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

    Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

  • организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
  • подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
  • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

    Отбор документов на хранение

    При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

    Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

    При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

    Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

    В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

    Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

    Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

    Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

    Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

    ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

    О создании постоянно действующей экспертной комиссии

    В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,

    Попова Е.В. – заместитель начальника

    Генеральный директор Минаев С.И. Минаев

    Протокол заседания экспертной комиссии

    Общество с ограниченной

    заседания экспертной комиссии

    Присутствовали члены комиссии: Каримов И.В. – главный бухгалтер

    Гусев С.И. – старший менеджер

    Петухова И.С. – ответственный за архив

    1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 1994–2001 годы.

    И.С. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

    Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.

    И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.

    Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.

    Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту.

    Председатель Попов И.В. Попов

    Е.А. Кошелева,
    зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»

    Экспертная комиссия организации и экспертиза ценности документов

    Данная работа ведется в организации постоянно и заключается в изучении документов с целью установления сроков хранения. Экспертиза ценности документов согласно нормативно-методическим требованиям проводится поэтапно:

    Для человека несведущего в архивном деле все вышесказанное может показаться довольно неподъемным занятием. На самом деле справиться с поставленной задачей не так уж и сложно. Я расскажу вам обо всем по порядку.

    Вот здесь посмотрите список нормативно-методических документов, на основании которых ведется работа.

    Экспертиза ценности документов в делопроизводстве может проводиться как самостоятельно, так и с привлечением сторонних специалистов с заключением соответствующего договора об оказании услуг.

    Экспертная комиссия организации

    Вне зависимости от выбранного варианта проведения экспертизы ценности документов в организации должна быть создана экспертная комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя. С примерами приказа о создании экспертной комиссии, приказа об изменении состава экспертной комиссии вы можете ознакомиться в разделе «Образцы приказов» данного сайта.

    В обязательном порядке разрабатывается положение об экспертной комиссии организации. За основу можете принять приведенный образец положения (файл doc).

    В экспертную комиссию следует включить хотя бы трех человек: ответственного за ведение архива обязательно и для оптимальной работы специалистов из различных направлений деятельности. Хотя в небольшой фирме выбор часто сужается до бухгалтера и секретаря. Как правило, председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей руководителя.

    Заседания экспертной комиссии организации проводятся по мере необходимости с обязательным составлением протоколов. Посмотрите на пример протокола заседания экспертной комиссии. Он включает все основные вопросы, встречающиеся в ее деятельности: о рассмотрении архивных описей дел, акта о выделении к уничтожению документов, инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел.

    Проведение экспертизы ценности документов

    Каждый год в структурных подразделениях проводится отбор документов постоянного и временного (> 10 лет) хранения для передачи в архив организации, решается вопрос о дальнейшем хранении дел с временными сроками (

    Добрый день, Евгения! Спасибо, что отвечаете на наши вопросы (порой повторяющиеся, но все же. ). Получила задание организовать архивное хранение документов в организации, где ранее архив никак не велся. Нет ни номенклатур, ни описей, ничего. Зато много документов, требующих обработки. Посоветуйте, за что в первую очередь браться. Из своих соображений, чувствую, что надо сначала понять, что можно уничтожить в связи с истечением сроков хранения. Для этого надо создать приказ об ЭК и положение о её работе. То есть начать хотя бы с избавления от ненужного. Так? Или все-таки первый шаг — это не комиссия, а что-то другое?

    Здравствуйте! Начать надо с образования ЭК (приказ о создании ЭК) и разработки и утверждения положения об ЭК, т.к. без экспертной комиссии вы не можете согласовать описи дел и акт на уничтожение документов. Далее Вам надо разобрать все документы на 3 категории: постоянного хранения, долговременного хранения (включая документы по личному составу) и временного хранения. Затем разобрать документы по годам и приступать к обработке. Имейте ввиду, что списывать документы с истекшими сроками хранения можно только после утверждения описей дел за эти годы!

    Евгения, посоветуйте, что сделать в первую очередь созданной ЭК при отсутствии номенклатуры дел за все года? Сразу проводить оценку документов в отделах (составлять описи для сдачи дел в архив и выделения к уничтожению) или все-таки разработать номенклатуру на текущий год, а только после этого браться за разбор документов в отделах? Спасибо.

    Здравствуйте! Лучше сначала разработать номенклатуру дел. Она позволит Вам ориентироваться в массиве документов и дел.

    Евгения, здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, если в отделах в одно дело формируют различные документы по одной тематике, с одним сроком хранения — постоянно, то что ставить в графе срок хранения по перечню? Статей, применительно такому делу много. Например, есть дело «Документы (распоряжения, заключения, постановления. ) по охране почвы». Вроде бы одновременно и к перечню 2010 года можно отнести и НТД касается тоже. Знаю, что основное — это соблюдение срока хранения, но как ссылаться на статьи, если к одному делу их применить можно несколько? Спасибо.

    Здравствуйте! Разумеется, можно ссылаться на несколько статей перечня при условии, что срок хранения у них один.

    Здравствуйте, Евгения. скажите пожалуйста, чем отличается экспертная комиссия от центральной экспертной комиссии, а также надо ли создавать обе эти комиссии в одной организации. если нет, то какую предпочтительнее.

    Здравствуйте! В организации, имеющей несколько подведомственных организаций, создается ЦЭК. В обычной организации – только ЭК.

    Здравствуйте. У меня есть один проблемный препод с очень высокими требованиями. На какие вопросы мне нужно найти ответы чтобы рассчитаться с ней? (экспертиза ценности, комплектование, научно-справочный аппарат)

    Здравствуйте! Поясните, пожалуйста, в чём Ваша проблема? Вам надо сдать зачет по архивному делу?

    Здравствуйте, Евгения. Спасибо, что ответили на мой предыдущий вопрос. Хотела у Вас поинтересоваться:

    1) что такое ХДРУ и где оно находится;

    2) какие документы в описях дел постоянного хранения относятся к первичным отчетам.

    1) Не понимаю, о каком ХДРУ идет речь?

    2) Первичные отчеты не включаются в опись дел постоянного хранения.

    Здравствуйте. Каков должен быть состав ЭК и количество членов ЭК, если в организации есть архив, секретариат и еще несколько подразделений, которые являются сдатчиками дел в архив?

    Здравствуйте! Оптимальный состав ЭК для небольшой организации – 5 человек. Председателем ЭК рекомендуется назначать заместителя руководителя, секретарем – представителя делопроизводственной службы или архива.

    Обязательно ли количество должно быть нечетным? Если да, то есть ли какой-то законодательный документ говорящий об этом? Мое руководство хочет иметь четное количество участников

    Здравствуйте! Никакого нормативного акта, тем более, законодательного, по этому поводу нет. Просто принято в любой комиссии, где решения принимаются простым большинством голосов, назначать нечетное число членов комиссии, это целесообразно при голосовании.

    Здравствуйте. Евгения, скажите пожалуйста где можно посмотреть образец Соглашения о сотрудничестве в области архивного дела и какие сопроводительные документы к нему требуются. Спасибо за Ваши ответы.

    Здравствуйте! На сайте «Архивы России» (www.rusarchives.ru). Если ваша организация является (планируется стать) источником комплектования государственного архива, то лучше непосредственно обратиться в этот архив. Они предложат готовую форму.

    Здравствуйте! ответьте пожалуйста кратко. Какой документ входит в систему распорядительной документации? Какой бланк документа применяют при оформлении внутренней докладной записки? по какой схеме строится текст распорядительного документа? На каких документах простовляется реквизит «отметка о поступлении документа в организацию»? спасибо за ответ!

    Здравствуйте! Правила оформления распорядительных документов подробно изложены на сайте. Там же есть образцы (бланки) документов, в том числе докладной записки. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на всех поступающих (входящих) документах.

    здравствуйте, Евгения. посоветуйте, где можно посмотреть и сравнить положения о ЦЭК (Центральной экспертной комиссии) и ЭК (Экспертной комиссии)? В чем их существенное отличие?

    Здравствуйте! Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 №19. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) организации утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2. Посмотрите на _rusarchives.ru. Отличие простое: ЦЭК создаются в министерствах, ведомствах и организациях, имеющих подведомственную сеть, они контролируют работу ЭК подведомственных организаций и оказывают им методическую помощь. ЭК создаются в организациях, не имеющих подведомственной сети.

    Здравствуйте, Евгения, подскажите, пожалуйста, следующее:

    1) могут ли архивы структурных подразделений, которые находятся в других населенных пунктах, заключать «Соглашения о сотрудничестве в области архивного дела» с Архивами администраций соответствующих районов, если они (мы) являются источниками комплектования Государственного архива (ГА) и согласовываем с ЭПК ГА необходимые документы — НД, Положение об архиве, Положение о ЭК и др.;

    2) если могут, то следует ли нам предоставлять на согласование Архивам администраций все выше перечисленные документы, в т. ч. Инструкцию по делопроизводству (ИД) и какую, созданную у нас или утвержденную в вышестоящем органе?

    Спасибо за Ваши ответы!

    Здравствуйте! Вы не пишете, что за организация (федеральная, региональная?). Без этого трудно дать консультацию. А вообще подобные вопросы решает уполномоченный орган в области архивного дела в регионе на основании Закона 125-ФЗ.

    нужно ли составлять акт если дела не уничтожаются?

    Акт составляется при отборе дел с истекшими сроками хранения к уничтожению. А если дела не уничтожаются, зачем же тогда составлять акт?

    Наша организация не является источником комплектования архива. Собираемся уничтожить приказы главка, отчеты НИР 30-тилетней давности. Ценности и актуальности они не имеют. Наука давно ушла вперед. Изменились нормативы, ГОСТы и т.д. В какой последовательности это можно сделать? Сначала отразить в протоколе заседания экспертной комиссии сроки хранения (по Перечню 2010 г — постоянно) 10 лет? Затем внести в акт на уничтожение, сославшись на протокол заседания ЭК? Что написать в протоколе? Заранее благодарна.

    Здравствуйте! Сначала надо составить акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Основанием для отбора документов к уничтожению являются перечни документов с указанием сроков хранения, действующие на момент создания документов. Поэтому Вам следует ссылаться на «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989), более ранний – за 1969 год. Если Ваша организация не является источником комплектования государственного архива, надо смотреть 4 графу перечня (отчеты по НИР – до минования надобности). Приказы вышестоящих организаций также хранятся до минования надобности. Если документы утратили практическое значение, можно включать их в акт. В акте ссылка делается на перечень, а не на протокол ЭК!

    Все-таки не понятно. Если в перечне за 1974 год (например) в ст. 689 а) (Тематические отчеты по завершенным темам НИР ) в графе для организаций, документы которых не поступают в госархив, стоит ПРОЧЕРК, а в графе для организаций, документы которых ПОСТУПАЮТ в госархив, стоит срок «постоянно», как поступить нам? Сколько хранить? Мы не являемся источником комплектации госархива. Если уничтожать указанные документы, то как ссылаться на статью?

    Здравствуйте! 4-я графа предназначена для организаций вспомогательного и обслуживающего характера. Прочерк означает, что документы, указанные в статье, в данных организациях не образовываются, например, отчеты по темам НИР. В советское время все научно-исследовательские и проектные институты входили в список источников комплектования либо ЦГА НТД, либо областных государственных архивов. Здесь надо разбираться. Вы не пишете название организации, без этого трудно точно что-либо ответить. Возможно, раньше ваша организация являлась источником комплектования государственного архива, и первые экземпляры отчетов уже переданы на госхранение. Или же это какие-то промежуточные (этапные) отчеты, тогда срок их хранения в соответствии со ст. 1309-в перечня 1989 г. — ДМН.

    Здравствуйте! Объясните, пожалуйста, в чём разница научно-технической обработки документов и экспертизе научной и практической ценности документов?

    Здравствуйте! Экспертиза ценности документов – это установление сроков хранения документов и определение их ценности в целях отбора на долговременное, в том числе — государственное хранение, либо на уничтожение. Научно-техническая обработка документов – это оформление документов для долговременного, в том числе, постоянного хранения. Она включает в себя экспертизу ценности документов, в том числе полистную, составление заголовков дел, а также техническую обработку (переплет или подшивку дел, нумерацию листов, оформление обложек дел и др.).

    При формировании Положения об экспертной комиссии, я взяла за основу приведенный здесь образец. В нем постоянно упоминается «ваше курирующее архивное учреждение» и «ЭПК Название вашего архивного учреждения».

    Правильно ли я понимаю, что для нас, как ООО данное архивное учреждение упоминать в Положение не нужно? Т.к. обращаться и взаимодействовать мы с ним не будем.

    Здравствуйте! Если Ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, вы не должны согласовывать положение об ЭК с архивным учреждением, соответственно, пункты о взаимодействии с архивным учреждением надо убрать, о чем написано в пояснении к положению (размещено перед положением).

    Здравствуйте, Евгения! пожалуйста помогите, пишу дипломную работу, расскажите про Нормативно-правовое регулирование экспертизы ценности документов в Российской Федерации

    Здравствуйте! Так это всё равно, что всю дипломную работу написать. В рамках комментариев это невозможно.

    Здравствуйте, Евгения! подскажите, пожалуйста, каким статьям по Перечню 2010 года соответствуют Документы товарно-материальных ценностей и Документы движения имущества? Спасибо.

    Здравствуйте! Вы не указываете, какие конкретно документы Вас интересуют, посмотрите ст. 424-435.

    Подскажите, пожалуйста, обязательно ли в негосударственной организации создавать экспертную комиссию. Формулировка в «Основных правилах. » кажется не совсем однозначной.

    Какую ответственность несет организация, если ЭК нет? Спасибо.

    Здравствуйте! ЭК необходима не просто для проформы, а для работы. Например, как вы будете уничтожать документы с истекшими сроками хранения? Не возлагать же ответственность на одного человека.

    Разумеется, при отсутствии ЭК никакие санкции к вам не применят. Однако в случае какого-либо конфликта могут проверить соблюдение процедуры. Например, судебные или налоговые органы запросили документы, которые у вас уже уничтожены. Вам необходимо предъявить акт на уничтожение. Если он неправильно оформлен, например, нет согласования ЭК, акт могут посчитать недействительным.

    Здравствуйте, спасибо за очень полезные, подробные и профессиональные разъяснения. Но меня все равно мучает вопрос: кто и на основании чего решает: быть организации источником комплектования госархива или нет? Наша организация — Медицинский центр федерального подчинения — ранее с архивом не сотрудничала, ЭК нет, да и номенклатуры тоже. Решили навести порядок в делопроизводстве, и при написании Положения об ЭК возник такой вопрос. Второй вопрос: может ли быть своя номенклатура у секретаря (нет канцелярии)? В общем, на кого «повесить» все журналы регистрации входящих/исходящих документов, приказов и т.д. ?

    Здравствуйте! Решение о включении организации в список источников комплектования принимает экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) архивного органа региона. В свою очередь, они руководствуются Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно Закону государственные органы, органы местного самоуправления включаются в список источников комплектования в обязательном порядке. По решению ЭПК в этот список включаются также государственные и муниципальные организации, частные организации, документы которых представляют научно-историческую ценность (наиболее значимые для региона организации).

    В организации составляется сводная номенклатура дел. Документы секретариата можно выделить в соответствующем структурном подразделении (к которому относится секретарь), либо в начале номенклатуры выделить раздел «Руководство», куда включить приказы по основной деятельности, регистрационные журналы и пр.

    Здравствуйте! В нашей компании организована ЭК, есть Положение, регламентирующее ее работу. Но с увольнением зам. ГД мы остались без Председателя ЭК. Других замов у ГД нет и в Администрации никто не понимает суть работы экспертизы цен. документов. В составе ЭК: специалист отдела кадров (единств. должность), ст. бухгалтер, юрисконсульт, секретарь ЭК — секр. -делопроизводитель, который все мероприятия комиссии проводит (протоколы, акты и др.). Вопрос: кого можно назначить председателем? Предлагают секретаря-делопроизводителя. Можно? Заранее признательна.

    Здравствуйте! Поскольку секретарь-делопроизводитель выполняет всю текущую работу ЭК, оформляет все документы, его лучше назначить секретарем ЭК, а на должность председателя подошел бы юрисконсульт. Здесь надо учитывать ещё опыт работы специалиста.

    Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, обязательно ли нужен план работы комиссии?

    Здравствуйте! Если в положении об ЭК указано, что комиссия работает в соответствии с планом работы (как в типовом положении), то план надо составлять.

    Я работаю в государственном учреждении здравоохранения «диспансере». 4 года назад всех нас признали источниками комплектования архива. В ходе работы возникли трудности. Первая, основная, у нас нет помещений под архив, из-за этого нет возможности корректно и в соблюдении правил работать с архивными документами. Второе, документы учреждения не имеют документов представляющих историческую ценность и уникальность. В третьих, так как мы подшефная организация, сведения о нас хранятся, как в Министерстве здравоохранения так и МИАЦ. Подскажите, как лучше поступить, направить письмо в гос.архив города с просьбой о выходе из комплектования госархива (и как тогда составить письмо). Либо — есть ли возможность сократить номенклатуру до минимума: документы личного состава (отдел кадров) и документы бухгалтерии, если есть такая возможность, то на что ссылаться. Заранее благодарна за ответ.

    Здравствуйте! Все эти вопросы Вам надо решать с государственным архивом. Могу только высказать свои соображения. Во-первых, отсутствие помещения под архив не является основанием для исключения организации из списка источников комплектования. Архив – это не архивохранилище, а прежде всего, документальный фонд. Вопрос с помещением, конечно, надо решать, но для начала можно приобрести запираемые шкафы и установить их в удобном месте. Тем более, документы по личному составу вы обязаны хранить в течение 75 лет, а их объем, как правило, значительно превышает количество документов постоянного хранения.

    По поводу исторической ценности документов. Организация включается в список источников комплектования государственного архива только после изучения и экспертизы ценности документов специалистами архивного органа и последующего решения ЭПК. Вышестоящая организация не может отражать все документы подведомственной организации. Как правило, это только отчетность.

    Ваше право написать письмо об исключении из списка, но решение по государственной организации всё равно будет за государственным архивом.

    «Сократить» номенклатуру дел – это уже совсем абсурд. Вы должны включать в номенклатуру дел все заводимые в учреждении дела, это для вашего удобства. Кроме того, вас может проверить по этому вопросу вышестоящая организация. Насколько мне известно, в последнее время Минздрав уделяет большое внимание вопросам делопроизводства и архива.

    Здравствуйте! Как мне известно, поступающие на рассмотрение экспертной комиссии документы должны быть рассмотрены на ее заседании не позднее чем через 10 дней. Какие могут быть последствия в случае несоблюдения этих сроков?

    Здравствуйте! Действительно, в примерном положении об экспертной комиссии есть такое требование. Очевидно, чтобы ЭК не затягивала рассмотрение документов, что может привести к несвоевременному утверждению номенклатуры дел, нарушению сроков согласования и утверждения описей дел на ЭПК (ЭПМК). Если же Вы имеете в виду какие-либо санкции, то это решает руководитель организации.

    Подскажите, пожалуйста, положение об ЭК и об архиве необходимо посылать на рассмотрение в архив организации, так? А какой порядок этого рассмотрения, ведь на документе нет соответствующего грифа для подписей. Утверждать их приказом можно только после рассмотрения или до?

    И второй вопрос, действующим примерным положением об ЭК считается документ 95 года, в котором предписано акты об уничтожении направлять на утверждение в архив организации, тогда как в Правилах в форме акта такого грифа опять-таки не предусмотрено. Как быть?

    И вообще допускается ли опускать «неудобные» части Примерного положения, касающиеся например сроков заседаний, работы по планам и тп.

    Здравствуйте! Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то положения об архиве и ЭК направляются на согласование в соответствующий архив (не в архив организации, как пишете Вы). Положения утверждаются руководством после согласования их ЭПК соответствующего архивного учреждения. В примерном положении нет указания на отметку о согласовании с ЭПК, так как не все организации обязаны представлять эти положения на рассмотрение соответствующего архивного учреждения, а только те, которые передают на хранение документы в соответствующий государственный или муниципальный архив. Акты о выделении к уничтожению дел на рассмотрение в архивный орган не представляются. В Правилах написано, что акты могут быть утверждены только после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК архивного учреждения (п. 2.4.4.). Опять же, это касается только организаций, включенных в список источников комплектования.

    Вопрос по составу комиссии: у нас в службе делопроизводства я одна — офис-менеджер, в комиссию включаю руководителей юридической службы, службы управления персоналом, главного бухгалтера, себя ставлю секретарем комиссии. Может ли секретарь комиссии по приказу разрабатывать само положение по ЭК.

    И еще вопрос: у нас группа компаний, где есть управляющая компания (где я собственно и работаю) и подведомственные компании. Необходимо в каждой компании создавать комиссию или достаточно создать ЦЭК в управляющей компании? Тогда как указать и где, что ЦЭК является одной на всех?

    Здравствуйте! Обычно секретарь комиссии, занимающийся в соответствии с должностными обязанностями делопроизводством, и разрабатывает положение об ЭК. Это нормально.

    Если создается ЦЭК, то в каждой подведомственной компании создаются ЭК, либо создается одна общая ЭК для всего объединения (холдинга). Всё зависит от объема документооборота.

    Здравствуйте! У меня такой вопрос. Я сейчас готовлю описи дел за 2011 год. У кадровика запросила документы — приказы по личному составу, она мне не выдала их, запросила, чтобы была проведена экспертиза экспертной комиссией. Могу ли я сама без ЭК отсортировать их. ЭК у нас была создана в 2008 году, с тех пор произошли изменения по составу — уволился зам. председателя. Если кадровик права, что не выдает документы, то с чего мне начинать, посоветуйте. И еще вопрос — наша организация является государственным органом, нужно ли акт на уничтожение заверять в архиве. Спасибо

    Здравствуйте! Экспертная комиссия согласовывает уже подготовленные документы. Если состав ЭК изменился, надо внести изменения в приказ. Чтобы обеспечить легитимность проведения экспертизы ценности (отбора) документов, подготовьте приказ о проведении упорядочения документов за 2011 год, назначив ответственного за подготовку документов и обязав руководителей структурных подразделений передать дела для обработки (упорядочения). Акты организаций о выделении дел с истекшими сроками хранения к уничтожению архивные органы не рассматривают. Однако по Правилам уничтожать документы можно только после утверждения описей дел постоянного хранения.

    Добрый день! Интересная статья. У меня такой вопрос: как часто нужно менять положение ЭК? Только при каких-либо изменениях или по истечению какого-то периода (3, 5 лет)? Спасибо.

    Здравствуйте! Положение об ЭК пересматривается только в случае каких-либо изменений (может действовать в течение многих лет).

    Еще такой вопрос: Если при составлении описи не вошли некоторые дела в соответствие с номенклатурой, нужно написать пояснительную записку. Она должна быть в произвольном виде, или можно найти образец в правилах?

    Здравствуйте! К описи дел составляется предисловие, во второй части которого дается информация о составе документов фонда. Здесь и надо пояснить, какие дела отсутствуют и по какой причине (утрачены, не заводились в делопроизводстве и т.д.), эти пояснения делаются в произвольной форме.

    У нас из состава ЭК выбыл один член комиссии (уволился). Нужно ли как-либо отражать эти изменения в приказе, или можно обойтись 4 оставшимися членами комиссии и никак это не обговаривать?

    Благодарю за ответ!

    Здравствуйте! Надо внести изменение в приказ о создании ЭК, введя нового члена комиссии взамен уволенного. Порядок внесения изменений в приказ и образец приказа о внесении изменений есть на сайте.

    Здравствуйте. Специалист по кадрам дала мне документы к уничтожению. Из этих папок документы постоянного хранения уже были выбраны. Остались со сроком хранения 3 года. И вот возник вопрос. Как правильно поступить. Я так понимаю, что нужно составить акт на уничтожение и затем вынести его на ЭК. Кадровик говорит, сначала эти документы вынести на рассмотрение ЭК, а потом составлять акт на уничтожение. Подскажите как правильно поступить, и еще она говорит составить приказ, чтобы уничтожение производила ЭК. Верно ли это. Спасибо

    Здравствуйте! Сначала составляется акт, затем акт выносится на рассмотрение ЭК. После его утверждает руководитель. Затем документы можно уничтожать.

    Добрый день, подскажите, пожалуйста, алгоритм взаимодействия ЦЭК и ЭК. Везде написано, что они взаимодействуют, но не ясно как. Что рассматривает и курирует ЦЭК, а что может самостоятельно решить ЭК? Нужно ли согласовывать акты на уничтожение, одобренные ЭК, с ЦЭК? Заранее большое спасибо.

    Здравствуйте! Все эти моменты должны быть прописаны в положениях об ЭК и ЦЭК конкретных организаций. Ориентироваться надо на Примерные положения об ЭК и ЦЭК. В практике работы обычно ЦЭК согласовывают все документы, одобренные ЭК, в том числе акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

    Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, понять, что такое описи дел, которые подлежат уничтожению. Что в них вписывать? Или образец где можно посмотреть. В интернете кроме образцов актов ничего не нашла. Спасибо!

    Здравствуйте! При отборе к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения составляется акт, описи не составляются, каждое дело не переписывается. Если Вы видели форму акта, то в 5 графе (номер ед. хр. по описи) указываются дела с истекшими сроками хранения, включенные ранее в описи, в 4 графе указывается номер описи. Например, протоколы аттестационной комиссии (срок хранения 15 лет) за 2000 год в 2016 году можно уничтожить. Ранее они были включены в опись дел по личному составу, тогда в акте в 4 графе указывается номер описи, в 5 графе указываются номера дел по описи. Если таких дел (включенных в описи) при отборе дел к уничтожению нет, то графы 4 и 5 акта не заполняются.

    Будьте добры, подскажите, если в организации работает 1 человек — директор ООО, то как проводить процедуру уничтожения документов? Нужно ли назначать экспертную комиссию, и в каком тогда составе она будет?

    Здравствуйте! Естественно, в этом случае экспертная комиссия не создается. Акт составляет и утверждает директор.

    Добрый день, подскажите, пожалуйста, где можно скачать образец Положения об архиве? Спасибо!

    Здравствуйте! В следующей статье о ведении архива.

    Экспертиза ценности документов

    Статьи по теме

    С необходимостью уничтожения документов с истекшими сроками сталкивается каждая организация. В данной статье рассмотрим, как правильно проводить экспертизу ценности документов перед их уничтожением.

    В данной статье вы найдете:

    • что представляет собой экспертиза ценности документов в организации;
    • как провести экспертизу ценности документов;
    • какие цели преследует экспертиза ценности;
    • какие существуют критерии экспертизы;
    • порядок проведения экспертизы ценности документов. С чего начать?

    Уничтожение документов – является одним из важнейших элементов функционирования документооборота в организации. Вместе с тем проведение уничтожения невозможно без предварительной экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов организации рекомендуется формировать целую группу, которая будет заниматься данной экспертизой. Ведь даже в маленькой компании уничтожение хотя бы одной деловой бумаги с не истекшим сроком может привести к ряду негативных последствий. Именно поэтому так важно, создание целой комиссии, которая тщательно осмотрит все бумаги и сделает выводы об их ценности.

    Экспертиза ценности документов в организации

    Прежде чем начать экспертизу, следует сформировать экспертную группу, которая и будет определять ценность документов. В ее состав должны войти следующие сотрудники организации:

  • руководителя или представителя руководства организации;
  • работника архива;
  • главного бухгалтера организации;
  • работника кадровой службы организации;
  • представителя юридической службы организации;
  • сотрудника службы ДОУ или секретаря организации.

    Для утверждения состава комиссии должен быть издан особый указ руководителя организации или его полномочного лица. В организации может иметься как постоянная экспертная комиссия, так и ежегодно создаваться новая. Задачей ЭК является выявление истекших сроков хранения деловых бумаг, составление актов о выделении к уничтожению документов и подготовка к уничтожению.

    Экспертиза ценности документов проводится на всех этапах жизненного цикла документа:

  • в текущем делопроизводстве:
  • при составлении номенклатуры дел;
  • при формировании документов в дела;
  • при подготовке дел к последующему хранению (передаче в архив).

    В соответствии со сроками, установленными приказом о проведении экспертизы ценности документов, работниками службы архива организации и ДОУ совместно с ЭК процедура экспертизы ценности документов, находящихся на хранении в архиве и образовавшихся в процессе деятельности организации, должна проводиться ежегодно.

    Цели экспертизы ценности документов

    Основными целями экспертизы ценности документов являются:

  • отбор документации постоянного и временного хранения для передачи в архивы;
  • отбор деловых бумаг с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению;
  • выделение к уничтожению дел, срок хранения которых истек;
  • рассмотрение описей дел постоянного срока хранения и актов на дела, отобранные для уничтожения;
  • рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на хранение в архивы;
  • участие в уничтожении дел (подготовка документов к уничтожению, составление актов).

    Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли

    Критерии экспертизы ценности документов

    Работа комиссии, как правило, начинается с выделения к уничтожению дел временного срока хранения, в которых в принципе не могут быть подшиты документы постоянного и долговременного хранения. Но с целью исключения факта случайного уничтожения документации, рекомендуется проводить проверку каждого листа в деле.

    Следует запомнить, что на секретные и общедоступные дела составляются отдельные акты.

    Если комиссией выявлено, что в дело подшиты документы постоянного хранения и с истекшими сроками, то такое дело расшивается в целях сортировки документов для дальнейшего хранения и предназначенных к уничтожению. Из документов постоянного хранения в дальнейшем оформляются самостоятельные дела, однако производится эта процедура только после окончания экспертизы.

    Если при проведении экспертизы обнаружены документы постоянного срока хранения с повторяющейся информацией (оригиналы, копии или дубликаты), то проводится проверка на наличие оригинальных документов, которые и подлежат дальнейшему хранению. Остальные документы подлежат уничтожению. Если будет обнаружено несколько копий одного документа с постоянным сроком хранения, но оригинал не найден, то для последующего хранения оставляется одна копия (лучшего качества или наиболее полная по содержанию), остальные копии должны быть уничтожены.

    Новые статьи

    К уничтожению также отбираются документы, поврежденные в такой степени, что большую часть текста нет возможности прочесть, а дальнейшее восстановление невозможно. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.

    Порядок экспертизы ценности документов

    Можно выделить этапы экспертизы ценности документов, которые применимы для любой организации. Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документации, подлежащей постоянному хранению, на которую составляется опись в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации или полномочным лицом.

    Чтобы избежать возможного уничтожения ценных бумаг, рекомендуем проводить составление актов об уничтожении только после утверждения руководителем компании описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.

    Экспертная комиссия должна выявить точное количество документации, которую необходимо уничтожить. Кроме того, в их обязанности входит взвешивание уничтожаемых бумаг (при наличии такой возможности). По завершению процедуры взвешивания составляется акт о выделении документов к уничтожению. Уничтожение можно провести самостоятельно (путем полного сжигания) в присутствии экспертной комиссии либо воспользоваться услугами специализированной компании по утилизации документов.

    Экспертиза ценности архивных документов

    Для проведения экспертизы ценности документов в архиве 2016 года организации необходимо обязательное присутствие работника архивной службы. Комиссия для данной процедуры также формируется особым приказом руководителя и не может быть меньше трех человек. Председателем данной комиссии выбирается один из сотрудников службы архива и документооборота, занимающий руководящую должность.

    Экспертиза ценности документов в делопроизводстве, как правило, проводится не только в архиве организации, но и во всех структурных подразделениях, ответственных за текущее хранение документации.

    Работник архива должен принять из других подразделений дела с истекшими сроками хранения. Каждое такое дело должно быть включено в акт, что также проверяется сотрудником архива. После тщательного осмотра он должен вернуть дела, которые, по его мнению, еще подлежат хранению в структурных подразделениях или оставить их до истечения сроков хранения в архиве.

    Также при экспертизе ценности документов в архиве подлежат осмотру описи дел, которые были переданы на хранение в архив. Из их числа выделяется и изымается документация, срок которой заканчивается.

    Учитывайте, что описание дел, вносимых в акт с истекшим сроком хранения, и описания дел, вносимых в описи, в корне отличаются. В акте не описывается каждое дело в отдельности, а лишь указывается общее число и срок завершения дел в ДОУ.

    Популярное:

    • Закон по правам матерей одиночек Льготы для одиноких матерей Newslab.ru готовит материалы о социальных льготах и гарантиях для разных слоёв населения Красноярска. В первой статье мы расскажем о самой важной и, пожалуй, самой уязвимой категории — матерях-одиночках. Почти […]
    • Реутов нотариус южная 10 Нотариальный округ город Реутов Рахматуллина Алла Анатольевна НОТАРИАЛЬНЫЕ КОНТОРЫ г. РЕУТОВА Нотариус Толмачева Ольга Васильевна г.Реутов ул.Южная дом 9 т.(495) 791-42-86 южная сторона г.Реутова, напротив торг. центра […]
    • Суда типа карелия Тип Карелия Серия строилась на Адмиралтейском заводе им. Андре Марти (СССР, г.Ленинград). Всего в 1927-1930 (1931?) г.г. было построено 3 судна, все для Северного морского пароходства: 8. КАРЕЛИЯ, 1930 г., IMO 5182126. 9. МУДЬЮГ, 1930 […]
    • Нотариус красноперекопск крым Нотариусы Красноперекопск Ниже представлен список нотариусов в выбранной категории. Чтобы посмотреть подробную информацию по конкретному нотариусу, кликните по ФИО нотариуса. Нотариус Подставнева Ирина Николаевна Телефон: (36565) 2-13-82 […]
    • Аннотация методического пособия пример В настоящее время оперативное издание учебно-методического пособия, причем, с максимальным качеством и минимальными затратами возможно лишь в виде электронного издания. Наверняка у подавляющего большинства авторов сохранились файлы […]
    • Заявление на перерасчет платежей Исковое заявление о перерасчете коммунальных платежей (образец) На данной странице вы можете скачать образец искового заявления о перерасчете коммунальных платежей составленный нашими юристами с учетом действующего законодательства и […]
    • Не согласен с штрафом гаи Как оспорить штраф ГИБДД с камеры 1. Зачем подавать жалобу? Ситуации, когда вам может понадобиться оспорить «письмо счастья», могут быть самыми разными. Самая частая причина – ошибка в постановлении. Не секрет, что система фото- и […]
    • Реанимационная помощь приказ Ссылка не верна или страница была удалена Если Вы попали на эту страницу, перейдя по ссылке внутри нашего сайта, пожалуйста, сообщите нам неверный адрес. Для заказа бесплатной демонстрации возможностей информационно-правового обеспечения […]