Приказ прием наличных

Содержание страницы:

В учреждении функции по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности переданы в централизованную бухгалтерию. Все расчеты учреждением осуществляются безналичным путем. Учреждение оказывает услугу (ксерокопирование) физическим лицам за наличный расчет. Каким образом осуществить прием наличных денежных средств в учреждении, если онлайн-касса отсутствует? Обязательно ли применение онлайн-кассы в учреждении с 01.07.2017?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Для возможности приема наличных средств от физических лиц за оказанные услуги по ксерокопированию в учреждении должен быть обеспечен порядок соблюдения кассовой дисциплины.
До 1 июля 2018 года учреждение, оказывающее услуги ксерокопирования, при расчете с клиентами вправе использовать бланки строгой отчетности без применения онлайн-кассы. С 1 июля 2018 года учреждение, в деятельность которого входит оказание платных услуг, должно будет осуществлять расчеты с применением онлайн-касс.

Обоснование вывода:
Согласно ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 5 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), руководитель субъекта учета вправе ведение бухгалтерского учета и составление на его основе отчетности передать в соответствии с законодательством Российской Федерации по договору (соглашению) другому учреждению, организации (централизованной бухгалтерии). При этом создание централизованных бухгалтерий не предполагает осуществление ими наличных денежных расчетов в интересах учреждения (смотрите письма Минфина России от 18.01.2017 N 02-08-05/1949, от 18.02.2016 N 02-07-05/9219). Следовательно, все операции с наличными денежными средствами должны осуществляться непосредственно в учреждении, передавшем полномочия по ведению учета и составлению отчетности централизованной бухгалтерии.
Учреждения осуществляют наличные расчеты через кассу, руководствуясь порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание N 3210-У), с учетом особенностей, предусмотренных п. 167 Инструкции N 157н, и приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее — Приказ N 52н).
Таким образом, если в учреждении осуществляется предоставление услуг ксерокопирования физическим лицам, за которые они рассчитываются наличными денежными средствами, то обязательно должен быть обеспечен порядок соблюдения кассовой дисциплины: определены место для проведения кассовых операций, кассир (п. 2, пп. 4.2 п. 4 Указания N 3210-У), должны оформляться кассовые (пп. 4.1 п. 4 Указания N 3210-У) и иные документы, оформляемые при ведении кассовых операций.
При этом в соответствии с п. 4 Указания N 3210-У кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица из числа своих работников. Кассиру устанавливаются соответствующие должностные права и обязанности, с которыми он должен ознакомиться под роспись.
Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по Приходным кассовым ордерам (ф. 0310001) и бланкам строгой отчетности (далее — БСО), утвержденным в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, в частности, Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ (далее — Закон N 54-ФЗ) (п. 167 Инструкции N 157н).
В соответствии с п.п. 1, 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ контрольно-кассовая техника (далее — ККТ) применяется на территории Российской Федерации всеми организациями, в том числе и учреждениями госсектора при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, предусмотренных Законом N 54-ФЗ. При этом клиенту выдается кассовый чек или БСО. Неисполнение данного требования предусматривает ответственность учреждения в соответствии с ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ (смотрите, например, Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.04.2017 N 13АП-463/17).
Таким образом, если учреждение оказывает платные услуги населению, уполномоченный на принятие наличных денежных средств сотрудник обязан выдать клиенту кассовый чек (при наличии ККТ) или БСО (без применения ККТ). В частности, при неприменении в учреждении ККТ может использоваться бланк Квитанции (ф. 0504510) (смотрите Методические указания — Приложение N 5 к Приказу N 52н).
В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные Реестром сдачи документов, с приложением квитанций (копий) (п. 167 Инструкции N 157н). Дальнейшая организация движения денежных средств, например выдача из кассы под отчет, сдача наличных денежных средств на лицевой счет учреждения при превышении лимита хранения наличности в кассе учреждения (п. 2 Указания N 3210-У), будет зависеть от конкретной ситуации. Так, выручка может сдаваться кассиром самостоятельно на лицевой счет учреждения, например, с использованием дебетовой карты. Или же бюджетное учреждение вправе заключить договор на осуществление инкассаторских услуг при условии, что инкассируемые суммы наличных денег будут внесены инкассаторами на счет N 40116 без зачисления на счета кредитных организаций, оказывающих инкассаторские услуги (письмо Минфина России от 16.12.2013 N 02-03-007/55345).
В любом случае сдача наличных денежных средств из кассы учреждения на лицевой счет должна осуществляться непосредственно самим учреждением удобным для него способом без привлечения централизованной бухгалтерии. В свою очередь, в централизованную бухгалтерию должны передаваться соответствующие первичные документы для отражения хозяйственной ситуации в учете согласно правилам документооборота, установленным в порядке, предусмотренном договором (соглашением) (п. 9 Инструкции N 157н).
Федеральным законом от 03.07.2016 N 290-ФЗ (далее — Закон N 290-ФЗ) в Закон N 54-ФЗ был внесен ряд изменений, предусматривающих поэтапный переход на применение ККТ, передающей информацию о расчетах в адрес налоговых органов в электронном виде (онлайн-кассы). Также нововведением является возможность передачи покупателям чеков и БСО в электронной форме — на электронную почту или на мобильный телефон.
Закон N 290-ФЗ вступил в силу с 15 июля 2016 года, за исключением положений, для которых предусмотрен специальный порядок введения в действие в соответствии со ст. 7 Закона N 290-ФЗ.
А именно до 1 июля 2018 года организации, оказывающие услуги населению, вправе не применять ККТ при условии выдачи ими соответствующих БСО в порядке, установленном Законом N 54-ФЗ (в редакции, действовавшей до дня вступления в силу Закона N 290-ФЗ) (ч. 8 ст. 7 Закона N 290-ФЗ). Кроме того, в случае, если организации в соответствии с Законом N 54-ФЗ (в редакции, действовавшей до дня вступления в силу Закона N 290-ФЗ) вправе не применять ККТ, такое право сохраняется за ними до 1 июля 2018 года (ч. 9 ст. 7 Закона N 290-ФЗ).
Отметим, что особенности применения ККТ обозначены в ст. 2 Закона N 54-ФЗ. В частности, онлайн-кассы могут не применяться некоторыми организациями с учетом специфики их деятельности или особенностей их местонахождения при осуществлении видов деятельности и при оказании услуг, перечисленных в п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ. Услуги по ксерокопированию в данном перечне не поименованы.
Таким образом, до 1 июля 2018 года учреждение госсектора, оказывающее услуги ксерокопирования, при расчете с клиентами вправе использовать БСО без применения ККТ. С 1 июля 2018 года учреждение, одним из видов деятельности которого является оказание платных услуг по ксерокопированию, должно будет осуществлять расчеты с применением онлайн-касс.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Организация бухгалтерского учета (для госсектора);
— Энциклопедия решений. Проверки кассовой дисциплины. Привлечение к административной ответственности;
— Энциклопедия решений. Кассовые операции: основные понятия.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

ПРИКАЗ ЦБ РФ от 25.03.97 N 02-101 (ред. от 30.12.97) «О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ПОЛОЖЕНИЯ «О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В КРЕДИТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

2.2. Порядок приема денежной наличности в послеоперационное время

2.2.1. Прием денежной наличности от организаций, а также инкассаторских сумок, специальных мешков, кейсов, пакетов, других средств упаковки ценностей, обеспечивающих их сохранность при инкассации и доставке и не позволяющих осуществить их вскрытие без видимых следов нарушения целости, с денежной наличностью и другими ценностями (далее по тексту — сумки) от инкассаторов после окончания операционного дня кредитной организации производится вечерними кассами. О времени работы этих касс вывешивается объявление. Принятые деньги должны быть зачислены на соответствующие счета клиентов кредитной организации не позднее следующего рабочего дня.

2.2.2. Кассовому работнику вечерней кассы выдается печать с надписью «Вечерняя касса», оттиск которой проставляется на принятых им приходных кассовых документах.

2.2.3. Прием наличных денег в вечерней кассе производится кассовым и операционным работниками, имеющими право подписи на приходных кассовых документах. По письменному распоряжению руководителя кредитной организации прием денег может производиться одним работником, на которого возлагаются обязанности кассового и операционного работников.

а) Прием вечерней кассой денежной наличности от организаций

2.2.4. Вноситель сдает наличные деньги в вечернюю кассу по объявлению на взнос наличными. Оформление объявления и прием денег от клиентов осуществляются в порядке, изложенном в пп. 2.1.1 — 2.1.5.

2.2.5. По окончании приема денег кассовый и операционный работники производят сверку их фактического наличия с данными приходных документов и кассового журнала по приходу и подписывают кассовый журнал.

2.2.6. Банкноты и монета, пересчитанные, сформированные и упакованные кассовым работником вечерней кассы соответственно в пачки и мешки, приходные кассовые документы, кассовый журнал и печать по окончании операций вечерней кассы хранятся в сейфе. Сейф закрывается кассовым и операционным работниками и сдается под охрану в порядке, установленном договором на охрану или приказом руководителя кредитной организации.

2.2.7. Утром следующего дня работники вечерней кассы принимают сейф от охраны и сдают деньги и приходные документы заведующему кассой под расписку в кассовом журнале. Сверив сумму принятой денежной наличности с данными приходных документов и кассового журнала по приходу заведующий кассой при совпадении сумм расписывается в кассовом журнале. Приходные кассовые документы передаются главному бухгалтеру (его заместителю), который подсчитывает по документам общую сумму поступлений и сличает ее с общей суммой прихода по кассовому журналу, подписывает кассовый журнал и передает его вместе с объявлениями на взнос наличными операционным работникам для осуществления бухгалтерских проводок по счетам. Объявления на взнос наличными возвращаются заведующему кассой.

В случае несоответствия суммы принятой денежной наличности данным кассового журнала и приходных документов, заведующий кассой выясняет причины и составляет об этом акт.

б) Прием вечерней кассой сумок с денежной наличностью и другими ценностями от инкассаторов

2.2.8. Прием кассовым работником вечерней кассы сумок с денежной наличностью и другими ценностями от старшего бригады инкассаторов производится в присутствии одного или нескольких членов бригады инкассаторов.

2.2.9. Старший бригады инкассаторов предъявляет операционному работнику вечерней кассы вторые экземпляры препроводительных ведомостей — накладные к сумкам (Приложение N 9), явочные карточки (Приложение N 10) и удостоверения личности.

Операционный работник проверяет соответствие записей в накладных и явочных карточках, регистрирует подлежащие приему от инкассаторов сумки в журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок (Приложение N 11). Журнал оформляется в двух экземплярах.

В журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок указываются обнаруженные при приеме исправления в явочных карточках без соответствующих оговорок, расхождения записей в явочных карточках с накладными. Количество и номера порожних сумок, подлежащих сдаче в кассу, операционный работник устанавливает по данным записей в явочных карточках и по фактическому наличию порожних сумок.

После этого операционный работник проверяет соответствие количества сдаваемых сумок в кассу данным справки о выданных инкассаторам сумках и явочных карточках (Приложение N 12) и возвращает явочные карточки инкассаторам.

2.2.10. Кассовый работник при приеме сумок с денежной наличностью и другими ценностями от инкассаторов проверяет:

— не имеют ли поступившие сумки каких-либо повреждений или дефектов (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, неотжатых или поврежденных пломб, разрыва шпагата или узлов на шпагате и др.);

— наличие четких и целых оттисков пломбиров на пломбах, которыми опломбированы сумки, и соответствие их имеющимся образцам, заверенным в соответствии с п. 6.3.2;

— соответствие номеров сумок, сдаваемых инкассаторами, номерам, указанным в накладных к сумкам;

— соответствие количества мешков с монетой, а также общей суммы принимаемых денег или ценностей записям в накладной.

2.2.11. При предъявлении инкассаторами в вечернюю кассу дефектных сумок с денежной наличностью или другими ценностями (сомнительность пломбы, отрыв пломбы от шпагата, повреждение сумки или замка и др.), при несоответствии в накладной сумм, проставленных цифрами и прописью, а также в случае расхождения суммы, указанных в накладной и в явочной карточке, кассовый работник в присутствии операционного работника и инкассаторов, предъявивших такие сумки, вскрывает их и пересчитывает находящиеся в них деньги и ценности.

Во всех случаях приема дефектной сумки о результатах пересчета находящихся в ней денег и ценностей составляется акт в трех экземплярах. Акт подписывается всеми лицами, присутствовавшими при приеме и пересчете денег и ценностей. В акте указываются: дата приема и вскрытия сумки, ее номер, за каким клиентом она закреплена, кем, в каком помещении и в чьем присутствии произведен ее пересчет, какие повреждения были обнаружены, в какой упаковке были деньги и ценности, сумма вложенных денег и ценностей по данным сопроводительного документа и какая сумма фактически оказалась в сумке по достоинствам, видам ценностей.

Первый экземпляр акта остается в кассовых документах кредитной организации, второй направляется организации, сдавшей деньги инкассаторам, третий — подразделению инкассации.

При недостаче у инкассаторов сумки с ценностями, порожней сумки, явочной карточки или при обнаружении недостачи денег и ценностей в сумке, имеющей какие-либо повреждения или дефекты, а также в случае неявки инкассаторов с маршрута в установленный срок, кассовый или операционный работник немедленно сообщает об этом руководителю кредитной организации и руководителю подразделения инкассации.

2.2.12. После приема сумок от инкассаторов операционный и кассовый работники сверяют фактическое количество принятых сумок с количеством, указанным в журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок, и вместе с одним или несколькими членами бригады инкассаторов подписывают оба экземпляра журнала. Второй экземпляр журнала учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок передается старшему бригады инкассаторов.

2.2.13. Об общем количестве принятых вечерней кассой сумок с денежной наличностью и порожних сумок составляется справка (Приложение N 13).

Кассовый и операционный работники производят подсчет количества принятых от инкассаторов сумок, сверяют их с количеством, указанным в справке о принятых вечерней кассой сумках с денежной наличностью и порожних сумках, и вкладывают в сейф. Документы, на основании которых производился прием сумок, хранятся вместе с денежной наличностью и другими ценностями. Сейф закрывается кассовым и операционным работниками и сдается под охрану в порядке, установленном договором на охрану или приказом руководителя кредитной организации.

2.2.14. Утром следующего дня кассовый и операционный работники сдают сумки с денежной наличностью и другими ценностями и накладные к ним, порожние сумки в кассу пересчета в порядке, установленном в п. 2.3.2.

2.2.15. В вечерней кассе может производиться пересчет проинкассированной денежной наличности, поступившей в сумках, в порядке, предусмотренном в разделе 2.3.

2.2.16. По усмотрению руководителя кредитной организации передача ценностей из вечерней кассы в операционную кассу кредитной организации может быть организована без явки работников вечерней кассы.

Один комплект ключей от сейфа закрепляется за кассовым и операционным работниками вечерней кассы, второй — за руководителем кредитной организации (его заместителем) и заведующим кассой. Запасной ключ от шкафа или ящика стола, где кассовый работник вечерней кассы хранит контрольный журнал приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей (Приложение N 14), закрепляется за заведующим кассой.

Сейф сдается под охрану. В договоре на охрану должно быть предусмотрено, что сейф, сданный под охрану работниками вечерней кассы, принимается из-под охраны должностными лицами кредитной организации, ответственными за сохранность ценностей.

2.2.17. Сумки с денежной наличностью и другими ценностями, доставленные из филиалов и операционных касс вне кассовых узлов кредитных организаций, и сопроводительные документы к ним сдаются кассовым и операционным работниками вечерней кассы контролирующему работнику кассы пересчета либо заведующему кассой под расписку в справке о принятых вечерней кассой сумках с денежной наличностью и порожних сумках.

2.2.18. Сумки с денежной наличностью и другими ценностями, доставленные в кредитную организацию после закрытия вечерней кассы или при ее отсутствии, могут храниться в специально выделенных сейфах под ответственностью инкассаторов, доставивших сумки, в порядке, предусмотренном в разделе 6.4.

Кассовые операции

Актуально на: 26 января 2018 г.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации устанавливается Центральным банком России (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее – Указание)). При этом мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег, определяются организацией/ИП самостоятельно (п. 7 Указания).

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ ):

  • для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
  • для ее должностных лиц и ИП – от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.
  • Порядок ведения кассовых операций в 2017/2018 году: лимит кассы

    В организации должен быть установлен кассовый лимит.

    Лимит кассы – допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

    Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

    Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей статье.

    Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

    Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС.

    Кассовые операции в 2017/2018 году: лимит кассы обособленных подразделений

    В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

    Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

    Ведение кассовых операций в 2017/2018 году: превышение лимита кассы

    Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

    Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

    Кассовые операции: лимит расчетов наличными

    Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У ). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

    С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У ).

    Кассовые правила

    Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

    Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

    Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

    Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

    Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

    Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

    Документальное оформление кассовых операций

    Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (далее – ПКО (Форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88)), расходование денег из кассы – расходным кассовым ордером (далее – РКО (Форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88)).

    Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

    ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания, п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 ).

    Кассовые операции: кто подписывает документы

    Кассовые документы подписывает главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель), а также кассир (п. 4.3 Указания).

    При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

    Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

    Прием наличных

    Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

    При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

  • наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
  • соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
  • наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.
  • Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

    Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

    При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

    Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должен в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

    Выдача наличных

    При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

    • наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии – подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
    • соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.
    • При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

      Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

      Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

      Так же как и ПКО, РКО хранится в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

      Выдача наличных для выплаты зарплаты

      Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

      Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

      Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

      Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

    • подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
    • записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
    • сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
    • проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю).
    • Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость – можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

      Выдача наличных подотчетнику

      В этом случае РКО оформляется на основании заявления подотчетного лица, написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

      Кстати, если у подотчетника есть задолженность по ранее полученным под отчет суммам, то новые суммы наличности ему выдавать нельзя до тех пор, пока он не погасит старый долг.

      Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

      При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче – расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

      Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

      Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

    • соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
    • соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.
    • В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

      Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

      Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

      В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате – оригинал.

      Книга учета принятых и выданных наличных денег

      Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

      Кассовая книга

      Эту книгу (Форма № КО-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88) обязательно должны вести организации (п. 4.6 Указания). Предприниматели, если они ведут учет доходов и расходов (физических показателей), могут кассовую книгу не заполнять.

      Кассовая книга нужна для учета поступлений и выдач наличности в кассе.

      Кассир фиксирует в книге каждое поступление денег (по ПКО) и каждое расходование (по РКО). В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и ставит свою подпись.

      Затем такую же сверку проводит главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель). После проведения сверки лицо, проводившее сверку, ставит свою подпись.

      Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.

      Кассовая книга обособленного подразделения

      Если у организации есть ОП, совершающее операции с наличными деньгами, то такое подразделение должно вести кассовую книгу (п. 4.6 Указания).

      Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

      Способ оформления кассовых документов и книг

      Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

      Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

      В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

      Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

      Электронные документы подписываются электронными подписями.

      Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.

      Кассовая дисциплина в 2017 году

      Что это такое

      Для того чтобы разобраться с понятием «Кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

      Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

      Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

      Так вот все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов – что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

      Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

      Основными правилами кассовой дисциплины являются:

    • оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
    • соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
    • соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
    • соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.
    • Кто должен соблюдать

      Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения.

      Вы можете не иметь кассовый аппарат, а просто выписывать БСО (бланки строгой отчетности), но при этом все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать.

      Однако с июня 2014 года действуют упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей.

      Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга). Предпринимателям необходимо только формировать документы подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).

      Также согласно упрощенному порядку – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

      Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

      Кассовые документы

      Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.

      Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.) с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

      В 2017 году кассовые операции оформляются следующими документами:

      1. Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком кассового аппарата или бланком строгой отчетности, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).
      2. Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
      3. Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течения дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
      4. Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
      5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.

      Примечание: в отношении обязанности ведения документации, установленной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (формы КМ-1-КМ-9, ТОРГ-1-ТОРГ-31 и др.) Минфин указал, что с введением онлайн касс это необязательно (Письмо Минфина РФ от 16 сентября 2016 г. N 03-01-15/54413).

      Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:

    • Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
    • Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.
    • Напоминаем, что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста) к кассовой дисциплине не относятся.

      Лимит остатка по кассе в 2017 году

      Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит ещё называют переходящий остаток).

      Все наличные деньги сверх установленного лимита необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции).

      Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным 0, и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной.

      Хранение денег в кассе сверх установленного лимита является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и выписать штраф.

      Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

      Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

      Согласно нему в 2017 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

      Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

      V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

      P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например месяц в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым.

      Nc – период времени между днем в который были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то Nc = 3. При определении Nc могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

      Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2017 год, взяв за расчетный период – декабрь 2016 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

      Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

      Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например для расчетов со своими поставщиками).

      В этом случае применяется формула:

      L – лимит остатка наличных денег в рублях;

      R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

      P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например месяц в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым.

      Nn – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то Nn = 3.

      Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2017 год, взяв за расчетный период – декабрь 2016 года.

      В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

      Приказ для установления лимита по кассе

      После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например – 2017 год (образец приказа).

      Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2017 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

      Упрощенный порядок

      Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

      Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

      Выдача наличных денег подотчетным лицам

      Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

      Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника. В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

      Если сотрудник потратил свои личные деньги то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

      Примечание: желательно чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам которые не отчитались по предыдущим авансам).

      В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу) работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

      Иначе, денежные средства выданные сотруднику нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

      Ограничение наличных расчетов

      Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.

      При расчетах с физическими лицами данное ограничение не действует. Также не нужно соблюдать этот лимит при выдаче работникам из кассы зарплаты, социальных выплат и подотчётных сумм (за исключением случаев, когда подотчетное лицо совершает сделку от имени организации на основании доверенности).

      Обратите внимание: из наличной выручки нельзя погашать займы, выплачивать дивиденды и оплачивать аренду недвижимости.

      Деньги из кассы на личные нужды

      Все что зарабатывает организация, является её собственностью. Поэтому даже если в ООО всего один учредитель, то он все равно не имеет права распоряжаться деньгами организации по своему усмотрению. Соответственно брать из кассы наличные деньги на свои личные нужды учредителям нельзя.

      Индивидуальные предприниматели в отличие от ООО имеют право в любой момент времени брать наличные деньги из кассы или снимать с расчетного счета. Суммы, которые ИП может тратить на свои личные нужды, не ограничены (самое главное не допускать задолженностей по уплате налогов и страховых взносов).

      Примечание: если ИП не издал приказ отменяющий ведение кассовых документов, то при получении наличных денег из кассы ему необходимо оформлять РКО с формулировкой: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

      Проверка кассовой дисциплины налоговыми органами

      До 2012 года контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины возлагался на банки. Теперь эту функцию выполняют работники Федеральной Налоговой службы.

      Осуществляя выездную проверку, они могут проверить:

    • учет наличных денежных средств в кассе;
    • распечатку отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
    • все документы, оформляющие кассовые операции (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.);
    • выдаются ли кассовые чеки (БСО) клиентам (визуальное наблюдение, с применением видео- и аудио-фиксации).
    • Штрафы за нарушение правил кассовой дисциплины

      За несоблюдение правил ведения кассовой дисциплины и нарушения порядка работы с денежной наличностью предусмотрен штраф по статье 15.1 КоАП РФ:

    • для ИП и должностных лиц организации – от 4000 до 5 000 рублей;
    • для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.
    • Популярное:

      • Как оформить условие задачи Решение и оформление простых задач в 1 классе Простые задачи на нахождение суммы 1. Ира прочитала 6 книг, а Петя 3 книги. Сколько всего книг прочитали дети? 2. В вазе лежало 5 груш, положили ещё 4 груши. Сколько груш стало в вазе? 3. На […]
      • 7 Предмет иска 7 Предмет иска 8.1. Понятие иска. Предмет, основание и содержание иска. Виды исков В теории гражданского процесса сложилось несколько взглядов на определение сущности иска: Таким образом, иск можно определить как обращение […]
      • Приказы в дши образцы Приказы в дши образцы Унифицированная форма № Т-1Утверждена Постановлением Госкомстата Россииот 05.01.2004 № 1Форма по ОКУД МБУ ДО АР «Детская школа искусств г. Аксая» Приказ № 27от 27.06.2017 года 1.Зачислить с 01.09.2017 года в 1 класс […]
      • Анкеты подросток и закон Анкета «Наркотики и подросток» Анкета «Наркотики и подросток»Инструкция: ответьте на вопросы анкеты.1. Много ли у тебя свободного времени?- да;- нет. 2. Как ты учишься?-отлично;- хорошо;- удовлетворительно;- плохо.3. Чем занимаешься в […]
      • Законы ману индия Законы ману индия Законы Ману — древнеиндийский сборник предписаний религиозного, морально-нравственного и общественного долга (дхармы), называемый также "закон ариев" или "кодекс чести ариев". Манавадхармашастра — одна из двадцати […]
      • Федеральный закон об фскн Федеральный закон от 30 декабря 2012 г. N 283-ФЗ "О социальных гарантиях сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" (с изменениями и […]
      • 7 федеральный закон о рекламе 7 федеральный закон о рекламе Федеральный закон Российской Федерации от 13 марта 2006 года № 38-ФЗ (текст по состоянию на 02.02.2017 г.) Глава 5. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НАДЗОР В СФЕРЕ РЕКЛАМЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА […]
      • Малый вводный септаккорд с разрешением Малый вводный септаккорд с разрешением См. также решения задач Абызова 380 №№1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 Бригадный 313 №№1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 Септаккорд VII ступени и его обращения Определение. Виды. Вводными называются […]